Auswirkungen von KI auf Produktivität

Der Hype um KI ist real und die Potenziale, welche sich schon jetzt durch die Nutzung dieser Technologie ergeben, sind riesig. Doch ist KI in der Lage, konkrete Prozesse und Workflows produktiver und effizienter zu gestalten?

Genau das war die Frage Paulas Masterthesis, welche sie in Zusammenarbeit mit Aviando geschrieben hat. Fokus der Thesis war eine Studie, in welcher 9 unserer Mitarbeitenden verschiedene KI Tools in ihrem Daily Doing getestet haben. Im Anschluss wurden ihre Erfahrungen mithilfe von Interviews und Fragebögen evaluiert, um herauszufinden, inwiefern KI die Produktivität und Effizienz positiv beeinflussen konnte.

Die KI der Studie

Insgesamt waren drei verschiedene KIs Teil der Studie, welche wir euch zu Beginn kurz vorstellen möchten:

Supernormal: Die KI Supernormal ist eine Google Chrome Extension, welche während online Meetings mitläuft und automatische Meeting Notes erstellt. Diese setzen sich zusammen aus einer chronologischen Zusammenfassung, einer Task List mit Zuweisung der jeweils verantwortlichen Person und eines vollständigen Transkriptes der Unterhaltung.
ChatGPT: Chat GPT ist eine generative KI, welche auf Grundlage von Benutzeranfragen jegliche Art von Fragen beantworten kann, Hypothesen in Frage stellt, Daten vergleicht und zusammenfasst, Texte schreibt und Codes erstellt.
Plus AI: Mit Plus AI können komplett neue Präsentationen erstellt oder bestehende Präsentationen bearbeitet werden. Die KI ist in der Lage, sowohl neue Inhalte zu generieren, als auch bestehende Inhalte zu optimieren, indem Grammatik und Sprache korrigiert, der Tonfall angepasst oder der Text übersetzt wird. Darüber hinaus kann Plus AI Layouts für Präsentationen mit Hilfe verschiedener Vorlagen erstellen und durch KI dazu passende Bilder generieren und einfügen.

Welche Erkenntnisse haben wir gesammelt?

Bei unseren Erkenntnissen ist es wichtig, zwischen den verschiedenen KI zu differenzieren. Denn diese funktionieren ganz unterschiedlich und bieten so auch verschiedene Potenziale, die Effizienz und Produktivität positiv zu beeinflussen.

Supernormal

Im Vergleich zu manuell erstellten Notizen bieten automatisch generierte Gesprächsnotizen viele Vorteile.

Handschriftliche Notizen sind nicht nur fehleranfällig, sondern der Prozess des manuellen Mitschreibens ist zudem sehr zeitintensiv. Im Gegensatz dazu erfordert die automatische Generierung von Notizen gar keine Zeit. Außerdem kann durch den Wegfall vom händischen Mitschreiben in einem Meeting der volle Fokus auf dem Gespräch liegen, was aktives Zuhören ermöglicht und den Gesprächsfluss verbessert. All diese Vorteile können dazu beitragen, dass Informationen aus einem Meeting effizienter ausgewertet und die wichtigsten Ergebnisse schnell und kompakt zusammengefasst werden.

Die Qualität der Ergebnisse der KI sind noch nicht 100% zufriedenstellend, weshalb eine manuelle Nachbearbeitung unverzichtbar ist.

Es kommt häufig vor, dass wichtige Dinge nicht in der Zusammenfassung enthalten sind, während unwichtige Dinge, die nur am Rande erwähnt wurden, mit aufgenommen sind. Das liegt daran, dass die KI nicht priorisieren kann und das Gesagte lediglich chronologisch auflistet, anstatt inhaltliche Bezüge herzustellen. Außerdem ist es vorgekommen, dass besprochene Dinge nicht richtig verstanden oder in einen falschen Kontext gebracht wurden. Somit kann nicht blind auf die Ergebnisse vertraut werden, sondern ein manuelles Nachbessern ist erforderlich.

Um eine Effizienzsteigerung durch den Einsatz von Supernormal zu gewährleisten, ist eine weitere Nutzung der Gesprächsnotizen unverzichtbar.

Grundsätzlich haben die Ergebnisse gezeigt, dass Meeting Notizen zwar großes Potenzial haben und zu einer Steigerung der Produktivität und Effizienz beitragen können, es dazu allerdings zwingend notwendig ist, dass eine Weiterverarbeitung der Notizen erfolgt. Um dies zu gewährleisten, müssen innerhalb eines Unternehmens klare Prozesse festgelegt werden, in welcher Form die Notizen verwendet werden.

Automatisch generierte Meeting Notizen können als gemeinsame Argumentationsgrundlage genutzt werden - sowohl intern als auch bei der Arbeit mit Externen.

Denn das schriftliche Festhalten des Besprochenen in einem Meeting hilft dabei, Aufgaben klar zu verteilen und Verantwortlichkeiten zu schaffen. Allerdings ist es dazu erforderlich, dass die Notizen mit allen Meetingteilnehmern geteilt und abgestimmt werden, um sich in späteren Abstimmungen darauf berufen zu können.

Durch das Ablegen und Teilen der Mitschriften ergibt sich die Option, dass Personen bewusst nicht an einem Meeting teilnehmen und sich stattdessen eine Zusammenfassung anschauen.

Die Meeting Notizen ermöglichen, dass sich Personen statt an einem Meeting teilzunehmen im Anschluss die Zusammenfassung anschauen und so in einer geringen Zeit alle wichtigen Informationen erhalten. Somit ergibt sich eine effiziente Möglichkeit, über ein Meeting zu informieren, was wiederum in einer Zeitersparnis resultiert und sich positiv auf die Produktivität auswirkt.

Ein kritisches Thema, was bei der Nutzung von KI sehr relevant ist, ist das Thema Datenschutz.

Grundsätzlich ist Supernormal so konzipiert, dass das Tool verwendet werden kann, ohne dass dies für andere Personen ersichtlich ist. Dennoch wäre es die tranparenteste Lösung, offen zu kommunizieren, dass KI für die Erstellung von Gesprächsnotizen verwendet wird. Außerdem bleibt unklar, wie sicher Daten bei Supernormal verarbeitet werden und aufgehoben sind.

Grundsätzlich haben sich durch die Nutzung von Supernormal Zeitersparnisse ergeben, welche wiederum einen positiven Effekt auf Produktivität und Effizienz haben.

Da Supernormal die Transkription jedes Meetings automatisch startet und ohne zusätzlichen Aufwand Ergebnisse generiert, hilft die KI grundsätzlich dabei, Arbeitsabläufe zu automatisieren und zu vereinfachen. Beispielsweise im Sales konnten bei Aviando durch die Nutzung von Supernormal pro Meeting 5-10 Minuten Zeit eingespart werden. Dadurch bleibt mehr Zeit für andere, strategische und konzeptionelle Aufgaben, was einen positiven Einfluss auf die Produktivität haben kann. Um diese positiven Effekte zu verzeichnen, ist es jedoch unverzichtbar, dass eine weitere Verwendung der Notizen nach Aufzeichnung sichergestellt wird.

ChatGPT & Plus AI

Im direkten Vergleich ist die Qualität der manuell erstellten Texte und Präsentationen höher als die der von der KI generierten.

Der Hauptgrund dafür ist, dass die von der KI generierten Ergebnisse sehr generisch sind und nicht zur gewünschten Corporate Identity passen. Dabei wurden insbesondere die Originalität und Kreativität der Folien durch KI negativ evaluiert. Dadurch wird eine manuelle Nachbearbeitung der Ergebnisse unverzichtbar. Der einzige Punkt, in dem die Folien durch KI besser abgeschnitten haben, ist Rechtschreibung und Grammatik, denn hier waren die Ergebnisse der KI weniger fehlerhaft.

In den meisten Fällen konnten die Ergebnisse von Plus AI während einer Bewertung durch externe Personen nicht von den manuell erstellten Ergebnissen unterschieden werden.

Über die Hälfte aller manuell erstellten Slides wurden falsch eingeschätzt, da die Befragungspersonen dachten, die jeweilige Slide wäre von KI generiert. Diese Bewertung hat gezeigt, dass selbst ohne das Wissen darüber, ob Folien durch Personen oder durch KI erstellt wurden, die Folien von KI schlechter bewertet wurden. Dadurch, dass die Ergebnisse von KI dennoch schlechter bewertet wurden als die manuell erstellten, wurde die Fähigkeit der KI an dieser Stelle somit überschätzt. Dennoch zeigt diese Bewertung, dass die KI so gut funktioniert, dass der maschinelle Output nicht von dem menschlichten Output zu unterscheiden ist.

Durch die unbefriedigende Qualität der Ergebnisse von Plus AI konnte kein echter Anwendungsfall identifiziert werden, in dem die KI innerhalb von Aviando vorteilhaft eingesetzt werden könnte.

Das liegt insbesondere an dem zuvor genannten Problem, dass die Ergebnisse zu generisch sind und nicht zu der CI von Aviando passen. Dazu kommt, das in einem geschäftlichen Kontext häufig Vorlagen für Präsentationen vorliegen, welche schnell und unkompliziert mit Inhalt gefüllt und angepasst werden können. Auch bezüglich der Inhalte gibt es nur selten Fälle, in denen eine KI in der Lage ist, diese zu generieren, denn in der Regel müssen diese von den Mitarbeitenden selbst zusammengestellt werden. Somit konnten sich durch Plus AI keine Produktivitäts- oder Effizienzsteigerungen realisieren lassen.

Auch wenn die Ergebnisse von ChatGPT nicht ohne manuelle Nachbearbeitung verwendet werden können, ergeben sich durch die Nutzung viele Vorteile.

Trotz der Tatsache, dass die Resultate durch ChatGPT häufig eher generisch sind, dienen diese als hilfreicher Ausgangspunkt für eine weitere Verwendung. Es wurde erkannt, dass sich die besten Ergebnisse durch eine Kombination aus ChatGPT und manueller Arbeit erzielen lassen. So generiert ChatGPT super schnell und unkompliziert ein Ergebnis zu einer Frage oder einem Problem, welches dann den individuellen Wünsche entsprechend weiter bearbeitet werden kann. Ein Problem, was jedoch kritisch zu berücksichtigen ist, ist die veraltete Datengrundlage, auf welcher ChatGPT basiert.

Für ChatGPT wurden mehrere wichtige Anwendungsfälle innerhalb von Aviando identifiziert, wo durch die KI Zeit eingespart wird, was wiederum die Effizienz steigern konnte.

Die Anwendungsfälle, wo ChatGPT besonders hilfreich ist sind das kreative Schreiben von beispielsweise Marketing Texten für die Website, Social Media Content oder auch Texte für die interne Nutzung. Außerdem können mit ChatGPT in kurzer Zeit sehr viele Informationen zu einem Thema aufbereitet und ausgewertet werden, was ein großer Vorteil gegenüber der klassischen Recherche darstellt. Grundsätzlich konnte dadurch ein zeitsparender Effekt festgestellt werden, was trotz der Kritikpunkte ein großer Benefit gegenüber der Arbeit ohne KI darstellt. Denn somit lassen sich durch KI zeitaufwändige, repetitive Aufgaben übernehmen und schnelle Ergebnisse erzielen. Dies hat einen direkten Einfluss auf Produktivität und Effizienz zur Folge.

Was bedeutet das konkret?

Fasst man die Ergebnisse der Studie zusammen, so ist eine Differenzierung zwischen den einzelnen KIs notwendig. Bei Supernormal wurde festgestellt, dass die KI einen positiven Einfluss auf die Produktivität und Effizienz bei Aviando haben kann. Auch ChatGPT kann dazu beitragen, Prozesse innerhalb von Aviando effizienter und produktiver zu gestalten. Gründe dafür sind insbesondere, dass durch die KIs Zeit eingespart werden kann und die Ergebnisse als hilfreiche Grundlage für eine weitere Verarbeitung dienen. Für beide KIs wurden verschiedene Anwendungsfälle identifiziert, in welchen diese sinnvoll eingesetzt werden können.

Nur bei Plus AI zeigten die Resultate keine Verbesserung der Effizienz und Produktivität. Dies ist primär darauf zurückzuführen, dass kaum relevante Use Cases im geschäftlichen Kontext identifiziert werden konnten.

Zur Beantwortung der Forschungsfrage unserer Studie, inwieweit KI-Technologien die Produktivität und Effizienz der betrieblichen Abläufe bei Aviando steigern, müssen die genannten Ergebnisse zusammengefasst werden. Aufgrund der Tatsache, dass bei zwei von drei getesteten KI-Technologien ein positiver Effekt zu verzeichnen war, kann geschlussfolgert werden, dass der Einsatz von KI bei Aviando die Produktivität und Effizienz des Unternehmens steigert. Auch wenn diese Aussage nicht auf die gesamte Organisation übertragbar ist und bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein müssen, lässt sich diese Antwort auf die Forschungsfrage festhalten.

Fazit

Zusammenfassend haben die Ergebnisse gezeigt, dass KI-Technologien sehr vielversprechend für unsere Zukunft sind. Sie haben das Potenzial, Arbeitsprozesse zu verbessern und so zu mehr Produktivität und Effizienz beizutragen. Bereits jetzt können durch KI positive Effekte erzielt werden, und die Ergebnisse sind schon heute extrem vielversprechend. Allerdings ist es noch ein weiter Weg, bis wir uns voll auf diese Technologien verlassen können und KI ganze Arbeitsprozesse automatisieren kann. Dennoch ist der Weg geebnet, und es bleibt spannend zu sehen, wie KI unsere Zukunft revolutionieren wird.

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Paula van Besel

paula.vanbesel@aviando.io