Vom Fax zur KI. Wie Bewital seine Bestellverarbeitung neu gedacht hat.
Rund 1.000 B2B-Bestellungen pro Woche, viele davon per Fax oder Bild und ein Innendienst am Limit. Gemeinsam mit Aviando hat Bewital einen KI-gestützten Prozess aufgebaut, der manuelle Erfassung ersetzt und das Team spürbar entlastet.
Bestellungen kamen täglich, per E-Mail, als Bild, als Fax. Jede einzelne musste manuell gelesen, geprüft und ins System übertragen werden.
Bei rund 1.000 Bestellungen pro Woche war das kein Randproblem. Der Innendienst arbeitete unter Dauerdruck, Überstunden wurden zur Routine und die Fehleranfälligkeit stieg.
Das Ziel war klar: Den Prozess so digitalisieren, dass unstrukturierte Eingaben automatisch verarbeitet werden, ohne die Kunden zu zwingen, ihr Bestellverhalten zu ändern.
Zeitersparnis
80 %
weniger Aufwand pro Bestellung
Branche
Tiernahrung
Fachhandel B2B
Technologie
Salesforce
+ Agentforce
Bewital: Qualität für Tier und Fachhandel
Bewital ist ein etablierter Hersteller hochwertiger Tiernahrung und beliefert den Fachhandel mit einem breiten Produktsortiment. Das Unternehmen steht für Qualität und Verlässlichkeit und stellt hohe Anforderungen an die eigene Lieferfähigkeit. Mit wachsendem Bestellvolumen und einem vielfältigen Kundenstamm war eine skalierbare, digitale Bestellverarbeitung der logische nächste Schritt.
„Erfahrene Agentur? Hervorragende Erfolgsbilanz und Vertrauen, aber geringe Flexibilität.
Junge Agentur? Geringe Erfolgsbilanz und Risiko, dass sie vom Markt verschwindet.
Aviando? Perfekte Mischung aus einem sehr erfahrenen Team mit Spitzenkräften und einer Mentalität, die auf maßgeschneiderten Service ausgerichtet ist."
Jan Phillip Petershagen Geschäftsführung, Bewital Das Problem: Hohe Volumina, manuelle Prozesse, zu wenig Zeit
Bewital verarbeitet wöchentlich rund 1.000 B2B-Bestellungen. Viele davon kamen nicht standardisiert, sondern als Fax, Bild oder E-Mail in unterschiedlichen Formaten, mit abweichenden Artikelnummern und ohne einheitliche Struktur. Jede Bestellung musste manuell gelesen, interpretiert und ins System übertragen werden. Das kostete Zeit, erzeugte Fehler und belastete das Team.
Hoher manueller Aufwand
Jede Bestellung wurde händisch erfasst, unabhängig vom Format oder Volumen.
Unterschiedliche Eingangsformate
Fax, Bild, E-Mail: Kein einheitlicher Kanal, keine automatisierbare Struktur.
Innendienst am Limit
Steigende Volumina führten zu Überstunden, Stress und Verzögerungen in der Lieferung.
Was wir gemeinsam umgesetzt haben
Der Ansatz war klar: nicht die Kunden digitalisieren, sondern den eigenen Prozess. Statt einen B2B-Shop einzuführen, der für viele Kunden nicht funktioniert hätte, haben wir einen intelligenten Verarbeitungsprozess gebaut, der mit den Eingaben umgeht, die Kunden heute schon liefern.
KI-gestützte Interpretation
Agentforce liest und versteht eingehende Bestellungen, unabhängig vom Format, Layout oder Kanal.
Intelligentes Daten-Mapping
Fremde Artikelnummern werden automatisch internen Stammdaten zugeordnet, auch bei abweichenden Formaten.
Nahtlose Systemintegration
Der verarbeitete Auftrag landet direkt in Salesforce und wird zur Freigabe und ERP-Übergabe vorbereitet.
Unser Ansatz: Erst der Prozess, dann das Tool
Wir haben nicht mit Technologie gestartet, sondern mit der Frage: Wo verliert das Team die meiste Zeit? Was lässt sich automatisieren, ohne Kontrolle abzugeben? Aus diesen Antworten haben wir einen klaren Ablauf entwickelt und schrittweise umgesetzt.
- 01
Analyse der Bestellprozesse und Identifikation der größten Zeitfresser
- 02
Aufbau der technischen Grundlage in Salesforce und Agentforce
- 03
Entwicklung der KI-Logik für Interpretation und Daten-Mapping
- 04
Iterative Optimierung im engen Austausch mit dem Fachbereich
Was sich durch das Projekt verändert hat
In weniger als drei Monaten wurde aus einem manuellen Engpass ein skalierbarer, KI-gestützter Prozess. Der Innendienst arbeitet effizienter, das Team ist entlastet und der Fachhandel bekommt seine Ware schneller.
80 %
weniger Zeitaufwand: Der manuelle Aufwand pro Bestellung wurde drastisch reduziert.
< 3 Monate
bis Go-live: Von der Idee zur funktionierenden Lösung in unter drei Monaten.
1.000
Bestellungen pro Woche: Der Prozess skaliert zuverlässig, auch bei hohem Volumen.
2 Werktage
schneller: Schnellere Verarbeitung bedeutet schnellere Lieferung für den Fachhandel.
Live vorgestellt: Unsere Masterclass auf der OMR
Diesen Use Case haben wir gemeinsam mit Bewital auf der OMR im Rahmen einer Masterclass präsentiert. Wir haben gezeigt, wie aus einem manuellen Alltagsproblem ein intelligenter, KI-gestützter Prozess wird und was andere Unternehmen daraus mitnehmen können. Das Recording der Session kannst Du Dir hier ansehen.
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