Vom Bestellschein zum ERP: Wie BEWITAL petfood Bestellfluten mit dem Order Processing Agent im Griff hat
Bestellungen per Fax, Foto und E-Mail bereitet jetzt der Order Processing Agent vor. Das Team prüft kurz, der Auftrag wird direkt im ERP angelegt. Umgesetzt mit Aviando in unter drei Monaten.
Spezialist für Nass- und Trockenfutter aus eigener Produktion
BEWITAL petfood stellt Hunde- und Katzenfutter mit extra frischem Fleisch und besten Zutaten her, produziert im Münsterland. Mit Marken wie BELCANDO und LEONARDO ist das Unternehmen Partner des beratenden Zoofachhandels. Dank eigener Herstellung sind Nass- und Trockenfutter optimal aufeinander abgestimmt.
bewital-petfood.de
Das Problem: Die Bestellflut wuchs schneller als das Team
Der Umstieg vom Großhandel auf den Direktvertrieb brachte deutlich mehr Kundschaft. Statt weniger Großhändler gibt es heute dutzende Fachhändler, die direkt bestellen. Jede Bestellung musste manuell geprüft und ins System übertragen werden. Das kostete viel Zeit.
Bestellflut
Immer mehr Bestellungen, die manuell kaum noch zu schaffen waren.
Überlastung
Der Innendienst war am Limit. Der Stress im Team wuchs.
Wochenendarbeit
Damit die Lieferzeiten stimmten, musste am Wochenende gearbeitet werden.
„Erfahrene Agentur? Hervorragende Erfolgsbilanz und Vertrauen, aber geringe Flexibilität. Junge Agentur? Geringe Erfolgsbilanz und Risiko, dass sie vom Markt verschwindet. Aviando? Perfekte Mischung aus einem sehr erfahrenen Team mit Spitzenkräften und einer Mentalität, die auf maßgeschneiderten Service ausgerichtet ist." 
Jan Philip PetershagenGeschäftsführung, BEWITAL Was wir gemeinsam angepackt haben
Bevor es um Technik ging, stand eine einfache Frage: Wo verliert das Team die meiste Zeit? Aus den Antworten entstand der Plan. Drei Themen standen im Mittelpunkt. Sie hängen eng zusammen.
Prozesse zuerst
In Workshops mit den Fachbereichen haben wir die größten Zeitfresser gefunden. Erst danach ging es um die passende Lösung.
Saubere Daten
Kunden- und Bestelldaten liegen zentral in Salesforce. So kann die KI sauber mit ihnen arbeiten.
KI-Agent für Bestellungen
Der Order Processing Agent arbeitet wie ein digitaler Kollege. Er liest Faxe, Fotos und E-Mails und bereitet daraus einen Auftrag im ERP vor.
Schritt für Schritt statt alles auf einmal
Wir haben mit dem Prozess begonnen, nicht mit dem Tool. Dann haben wir einen ersten, einfachen Prototyp gebaut und vom Innendienst testen lassen. Jedes Feedback ist in die nächste Version eingeflossen.
- 01
Probleme verstehen
Wir haben mit dem Team gesprochen, bevor wir eine Lösung gebaut haben.
- 02
Team mitnehmen
Die Bedürfnisse der Mitarbeitenden standen an erster Stelle.
- 03
Schnell zum Prototyp
Ein erster, funktionierender Prototyp (MVP) zeigte früh, was gut funktioniert und was nicht.
- 04
Eine gemeinsame Datenbasis
Alle Kundendaten liegen an einer Stelle in Salesforce. Das vereinfacht die Abstimmung zwischen den Abteilungen.
- 05
Bestellungen automatisch vorbereiten
Der Order Processing Agent wandelt Faxe, Fotos und E-Mails in strukturierte Bestellungen um. Er ordnet die Artikelnummern der Fachhändler den internen Nummern zu. Auch handschriftliche Korrekturen erkennt er.
- 06
Der Mensch prüft
Der Innendienst kontrolliert die Bestellung kurz. Der Auftrag wird direkt im ERP angelegt.
Live vorgestellt: Unsere Masterclass auf der OMR
Diesen Use Case haben wir gemeinsam mit BEWITAL auf der OMR im Rahmen einer Masterclass präsentiert. Wir haben gezeigt, wie aus einem manuellen Alltagsproblem ein intelligenter, KI-gestützter Prozess wird und was andere Unternehmen daraus mitnehmen können. Das Recording der Session kannst Du Dir hier ansehen.
Was sich durch das Projekt verändert hat
In weniger als drei Monaten wurde aus einem manuellen Engpass ein skalierbarer, KI-gestützter Prozess. Der Innendienst arbeitet effizienter und das Team ist entlastet.
Zeitersparnis: Der Aufwand im Bestellprozess sinkt um ein Viertel.
Bis Go-live: Von der Idee zur funktionierenden Lösung in unter drei Monaten.
Entlastet: Die Bestellflut lässt sich ohne Überstunden und Wochenendarbeit abarbeiten.
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