Salesforce Customizing bei Flexi. Automatisiert, integriert, alltagstauglich.
flexi wollte bestehende Salesforce-Prozesse im Tagesgeschäft weiter verbessern, manuelle Aufwände reduzieren und die Dokumentenerstellung direkt aus dem CRM heraus ermöglichen. Aviando hat dafür Automatisierungen umgesetzt, Adobe abgelöst und Drive Connect integriert.
flexi nutzt Salesforce bereits im Tagesgeschäft. Im nächsten Schritt ging es darum, das System gezielt weiterzuentwickeln.
Im Fokus standen zusätzliche Automatisierungen in den Vertriebsprozessen, ein automatisierter Emailversand und die direkte Dokumentengenerierung aus Salesforce heraus. Gleichzeitig sollte Adobe als bisheriges Tool abgelöst und durch Drive Connect ersetzt werden.
Projektdauer
1,5 Jahre
Branche
Professional Services
Produkte
Salesforce Sales Cloud, Appiphony Drive Connect
flexi – ein flexibler Weg zum Wohneigentum
flexi ist ein Tochterunternehmen der Sparkasse Bremen und bietet seinen Kund:innen einen flexiblen Weg zum Wohneigentum.
flexi verbindet dabei Mieten und Kaufen: Denn flexi kauft die Wunschimmobilie seiner Kunden, trägt dabei alle Kaufnebenkosten und die Kunden können zum Probewohnen einziehen, bis sie für den Kauf bereit sind. Zusätzlich ermöglicht flexi seinen Kund:innen, während des Probewohnens bereits Anteile an der Immobilie zu erwerben und somit die Miete zu reduzieren.
Das Problem: Verbesserungswünsche im bestehenden Salesforce-Setup
flexi hat Salesforce bereits erfolgreich implementiert und nutzt dieses im Tagesgeschäft. Dennoch gibt es eine Liste an Verbesserungswünschen, die das System noch effizienter machen sollen.
Daher besteht der Bedarf nach einer erweiterten Automatisierung innerhalb der Vertriebsprozesse, wie z. B. ein automatisierter Emailversand. Ein weiterer Wunsch von Seiten flexis ist die einfache und direkte Dokumentengenerierung aus Salesforce heraus. Adobe als bisheriges Tool zur Dokumentengenerierung soll dafür abgelöst und durch Drive Connect ersetzt werden.
Mehr Automatisierung im Vertrieb
Bestehende Prozesse sollten im Tagesgeschäft weiter vereinfacht und stärker automatisiert werden.
Manuelle Dokumentenerstellung
Dokumente sollten einfacher und direkter aus Salesforce heraus erstellt werden können.
Toolwechsel bei Dokumentenprozessen
Adobe sollte als bisheriges Tool abgelöst und durch Drive Connect ersetzt werden.
Was wir gemeinsam adressiert haben
Ziel des Projektes ist es, die Prozesse im Tagesgeschäft zu vereinfachen, die Produktivität zu erhöhen und die Nutzererfahrung für flexis Mitarbeiter:innen signifikant zu verbessern.
Durch die Implementierung von weiteren Automatisierungen werden Routinearbeiten reduziert, wodurch Ressourcen effizienter genutzt werden können. Zudem wird der Aufwand für manuelle Datenpflege reduziert, die Datenqualität aber gleichzeitig erhöht.
Automatisierung von Routineaufgaben
Weitere Automatisierungen in Salesforce reduzieren manuelle Aufwände und erleichtern die tägliche Arbeit.
Drive Connect Integration
Mit Drive Connect können flexi-Mitarbeiter:innen direkt aus Salesforce heraus auf automatisch erstellte Google Drive Ordner der Kunden und Objekte zugreifen.
Dokumente direkt im Prozess erstellen
Dokumente wie Verträge oder Wohnungsgeberbescheinigungen lassen sich mit einem Klick erzeugen, was Zeit spart und mögliche Fehler minimiert.
Unser Ansatz: Prozesse vereinfachen, Produktivität erhöhen, Nutzererfahrung verbessern
Die Umsetzung zielte darauf ab, die tägliche Arbeit für flexi spürbar zu erleichtern.
Durch die Ablösung von Adobe und die Einführung von Drive Connect können alle flexi-Mitarbeiter:innen direkt aus Salesforce heraus auf automatisch erstellte Google Drive Ordner der Kunden und Objekte zugreifen und Dokumente wie Verträge oder Wohnungsgeberbescheinigungen mit einem Klick erstellen. Dies sorgt für eine erhebliche Zeitersparnis und minimiert mögliche Fehler.
- 01
Implementierung weiterer Automatisierungen innerhalb der Vertriebsprozesse
- 02
Reduktion von Routinearbeiten zur effizienteren Nutzung von Ressourcen
- 03
Verringerung des manuellen Aufwands in der Datenpflege bei gleichzeitig höherer Datenqualität
- 04
Ablösung von Adobe als bisherigem Tool zur Dokumentengenerierung
- 05
Einführung von Drive Connect zur Nutzung automatisch erstellter Google Drive Ordner direkt aus Salesforce heraus
- 06
Erstellung von Verträgen und Wohnungsgeberbescheinigungen mit einem Klick direkt im CRM
Was sich durch das Projekt verändert hat
Die umgesetzten Automatisierungen und die Integration von Drive Connect haben Abläufe im Tagesgeschäft vereinfacht, manuelle Aufwände reduziert und die Arbeit mit Dokumenten direkt in Salesforce möglich gemacht.
Die Ergebnisse zeigen sich sowohl in effizienteren Vertriebsprozessen als auch in einer strukturierten, nachvollziehbaren Dokumenten- und Datenbasis.
Vereinfachte Vertriebsprozesse
Weniger manuelle Aufwände durch automatisierten Versand von Besichtigungseinladungen, Absagebenachrichtigungen und Wohnungsgeberbescheinigungen im flexi-Immobilienvergabeprozess.
DSGVO-konforme Aufbewahrung
Benachrichtigungen und entsprechende Speicher- und Löschprozesse für Leads.
Alle wichtigen Dokumente an einem Ort
Integration von Google Drive zur Anbindung aller relevanten Kunden- und Immobiliendateien in Salesforce in einer automatisch erstellten Ordnerstruktur.
Automatisierte Dokumentengenerierung
Erstellung von Verträgen und anderen flexi-Dokumenten mit einem Button-Klick. Einfache Erstellung von Dokumenten-Templates für zukünftige Use Cases.
Wirtschaftlichkeitsberechnung
Kalkulation der Wirtschaftlichkeit mithilfe einer jederzeit zugänglichen Rechner-Komponente sowie nach aktuellen Logiken angepasste Berechnung und Darstellung der Unit Economics am Objektdatensatz.
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