Es ist kein Geheimnis, dass Prozessautomatisierung ein wichtiger Schlüssel für mehr Effizenz und Produktivität ist. Als noch junges Unternehmen nutzen wir bei Aviando daher die Chance, Dinge von Grund auf so zu gestalten, dass unsere IT-Infrasktur nahtlos ineinander übergeht. Einer unserer täglichen Helfer für dieses Ziel ist deshalb Drive Connect, welches sowohl Dokumentenmanagement als auch Dokumentengenierungen aus Salesforce erlaubt und mit unserem Google Workspace interagiert.
Drive Connect
Drive Connect
Für die Auswahl unserer Software machen wir stets eine umfangreiche Evaluation. Entsprechend nutzen wir nur das, wovon wir als IT-Dienstleistungshaus auch selbst überzeugt sind.
Im Kontext der Dokumentengenerierung haben wir die verschiedenen Lösungen beispielsweise auf die Aspekte Preis, Datensicherheit, User Inteface, Funktionalität und Gesamteindruck bewertet. Support ist für uns als Berater weniger wichtig, da eine gute App für uns selbsterklärend sein muss.
Aber fangen wir ganz von vorne an.
Was ist laut Chat GPT überhaupt Dokumentenmanagement?
Dokumentenmanagement bezieht sich auf den Prozess der Verwaltung von elektronischen oder physischen Dokumenten innerhalb einer Organisation. Dies umfasst die Erstellung, Erfassung, Speicherung, Organisation, Verwaltung, Verteilung und Archivierung von Dokumenten, um sicherzustellen, dass sie effizient und sicher zugänglich sind. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) kann dabei helfen, diesen Prozess zu automatisieren und zu optimieren.
Und was ist laut Chat GPT Dokumentengenierung?
Dokumentengenerierung ist die automatisierte Erstellung von Dokumenten basierend auf bestimmten Daten und Regeln. Es wird oft durch Software unterstützt, die es Benutzern ermöglicht, Dokumentvorlagen zu erstellen und diese Vorlagen mit Datenquellen wie Datenbanken oder Tabellenkalkulationen zu verbinden. Indem wiederkehrende Dokumente automatisch generiert werden, können Zeit und Ressourcen gespart werden.
Und genau diese beiden Bausteine ermöglicht “DriveConnect”, welche von der Frima Appiphony aus Chicago entwickelt wurde.
Die Prämisse für die Nutzung von DriveConnect ist neben Salesforce natürlich auch Google Workspace im Einsatz zu haben.
Die Salesforce Komponente (1) “Drive Links” ermöglicht es Benutzern, ihre Drive-Dateien und -Ordner mittels Google Picker mit Salesforce-Datensätzen zu verknüpfen (2). Diese werden wie im folgenden Bild sichtbar (roter Kasten) über eine passende Lightning Component auf der zugehörigen Record Page dargestellt. Bei der Auswahl einer Datei oder eines Ordners werden (3) ihr Name und ihre URL in Salesforce als Datensatz für eine Content Version gespeichert, sodass DriveConnect die Referenz über Salesforce-Boardmittel herstellt und auf externe Datenspeicherung vollständig verzichtet.
Live und Farbe sieht das Ganze dann so aus:
Automatisierung mit Drive Connect bei Aviando
Natürlich lassen sich auch zahlreiche Dinge automaistisieren, wie zum Beispiel das automatische Erstellen von Ordnern oder Dokumenten. Im folgenden Video wird beispielhaft gezeigt, was wir bei Aviando im Opportunity-Prozess mit Hilfe der App unterstützen konnten. Dabei wird sowohl Ordner-als auch Dokumentenerstellung kurz veranschaulicht.
Darüber hinaus nutzen wir Drive Connect für die Generierung unserer Rechnungen, was direkt und nativ in Salesforce passiert.
Support
Seit Nutzung von DriveConnect kamen schon zahlreiche neue Features hinzu, wie z.B. die Erstellung von Präsentationen oder Tabellen. Darübere hinaus bietet die App ein übersichtliches Help Center.
Für etwaige Anliegen oder Rückfragen sind wir via Slack mit dem Team von Drive Connect vernetzt und unsere Ansprechpartner antworten in der Regel binnen wenigen Stunden. Kurzum ist der Support wirklich erstklassig, sodass sich andere Unternehmen davon eine Scheibe abschneiden können. Daher auch ein Shoutout an unsere Ansprechpartner von Appiphony Vanson, Josh & Dane, die wirklich einen grandiosen Job machen und mitverantwortlich sind, dass wir so zufrieden mit DriveConnect sind!
Quanto costa?
Der Listenpreis pro Lizenz für das Tool liegt bei 16USD/User. Das ist in unseren Augen sehr fair, wenn man bedenkt, dass die App gleich zwei häufige Wünsche – Dokumentenmanagement als auch Dokumentengenierungen – löst.
Es gibt Apps ausschließlich für Dokumentengenierungen die schon mehr oder gleich viel kosten.
Und was ist mit Datenschutz?
Abschließend ist es wichtig zu erwähnen, dass keine Daten auf irgendwelchen Servern von DriveConnect gespeichert werden, sodass unsere Daten Salesforce beziehungsweise Google Workspace nicht verlassen. Im Hinblick auf den Schutz von Daten geben wir der App daher auch grünes Licht.
Falls es also jemals ein Aviando Gütesiegel gebeten sollte, könnten wir DriveConnect
mit gutem Gewissen diesen Orden verleihen.
Fazit
Drive Connect ist bei uns fester Bestandteil des Opportunity – und Rechnungsprozesses. Wir arbeiten bereits an weiteren Ideen, wie wir das Tool zukünftig nutzen können, um Aufgaben zu automatisieren und zu optimieren. Als innovatives Startup lieben wir smarte Tools und können Drive Connect deshalb jedem ans Herz legen, dem es genauso geht.
Es lohnt sich zudem einen Blick auf die Website zu werfen, wo die einzelnen Features und Möglichkeiten im Detail erklärt werden. Wer gerne über “Learning By Doing” arbeitet, kann natürlich auch einen 14-tägigen Test machen.
Übrigens gibt es einen weiteren Blog-Artikel von SalesforceBen, der sich noch genauer mit den Features der App beschäftigt.
Klingt spannend?
Sofern Du und Dein Unternehmen an weiteren Informationen interessiert seid oder Ihr DriveConnect in Eure Systemlandschaft einbetten möchtet, meldet Euch gerne jederzeit bei unserem Ansprechpartner Thorsten.
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Thorsten Winkels
